Упрощенная HTML-версия
подразделениям. В таком случае реализуется хронологическо-структурная
систематизация.
Внутри каждой структурной части дела располагаются по приоритету
(значимости) содержащихся в них документов. При систематизации самих
дел пользуются номенклатурой дел или ведомственным перечнем
документов с указанием сроков хранения.
Личные дела, личные карточки уволенных, невостребованные
трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. По каждому делу в
опись вносятся: порядковый номер, индекс, заголовок (аннотация), дата,
количество листов приложения. В описи дел со сроками хранения свыше 10
лет перед примечанием помещается графа «Срок хранения дела». Данные
переносятся с обложки дела, а дела вносятся в опись в том порядке, в
котором они были систематизированы.
Каждое дело состоит в описи из своего номера, проставляемого на
обложке. Если дело состоит из нескольких томов, то каждому тому в описи
присваивается индивидуальный номер.
В организациях, не имеющих структурных подразделений,
составляется комплект общих описей. В крупных организациях описи
составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности.
На основе описей подразделений ведомственным архивом
составляются годовые разделы сводной описи дел организации (учреждения),
по которой ведомственный архив передается Госархиву. Сдача дел по схеме
«подразделение — архив» проводится ежегодно по графику, разработанному
архивом и утвержденному руководителем организации.
После утверждения описей дел постоянного и долговременного (свыше
10 лет) по личному составу
разрешается уничтожение документов с
временными сроками хранения за период времени, соответствующий
утвержденным описям
.
Порядок утверждения описей зависит от того, является ли организация
источником комплектования государственного или муниципального архива.
В том случае, если документы организации отнесены к составу
Архивного фонда Российской Федерации
, описи утверждаются
руководителем после утверждения и согласования их в установленном
порядке экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного
органа (учреждения).
Если организация не является источником комплектования
государственного или муниципального архива
, то утверждение описей и
акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к
уничтожению проводится руководителем организации без согласования с
архивным органом (учреждением). В данном случае описи и акт
согласовываются экспертной комиссией организации.
Хотелось бы подчеркнуть, что уничтожение дел с истекшими сроками
хранения в организациях производится при условии упорядочения
документов по личному составу за соответствующий период времени
.
Это
означает, что если проведена научно-техническая обработка документов по