Упрощенная HTML-версия
Формирование дел фактически завершается по окончании года, когда
подшиты последние документы прошедшего года, после чего дела еще год
(минимум) хранятся в структурных подразделениях. После проведения
экспертизы ценности документов и дифференциации массивов постоянного и
долговременного хранения приступают к оформлению дела.
Оформление дела во многом зависит от объема и ценности
представленного в нем массива документов и соответствующих сроков
хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения
оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии
с номенклатурой дел), проводится систематизация и сдача в архив. Дела
остаются в скоросшивателях и не нумеруются.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу подлежат полному оформлению, включающему в себя: подшивку
или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки
(титульного листа).
Для подшивки дел (после удаления металлических и пластмассовых
скреплений) в его конце вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя
(для соответствующей записи), дело подшивается в твердую обложку (в
четыре прокола) и переплетается. Листы дела нумеруются черным
графическим карандашом (или нумератором) в правом верхнем углу.
Заверительная надпись (цифрами и прописью) листов и особенностей
нумерации составляется с учетом допущенных пропусков и ошибок.
Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и
званий, патентная документация) при подготовке к сдаче в архив содержат
внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914—72
«Обложки дел длительного пользования». Если в деле имеются особо ценные
документы, приложения к основному документу и т. п., наличие которых не
может распознаваться по заголовку дела, то к заголовку добавляется
аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки.
Например: «Отчет о работе экономической лаборатории за 1999 год. К отчету
приложена справка ретроспективного анализа работы лаборатории с момента
ее создания в 1980 году».
Количество листов в деле выносится на обложку из данных
заверительной надписи дела. Архивный шифр проставляется в архиве
организации (номер фонда, описи, дела).
В соответствии с ГОСТом 16487—83 «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения» под описью понимают «архивный
справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а
также предназначенный для их учета и закрепления систематизации». И по
сей день опись фактически является основным учетным и справочным
пособием в работе с документной информацией в технологии
делопроизводства и в архиве. На дела постоянного хранения, со сроками
хранения более 10 лет и дела по личному составу описи составляются
раздельно. Если дела обобщают за несколько лет, то сначала их
раскладывают по годам, а в пределах года — по структурным