Упрощенная HTML-версия
Конкретно сроки хранения документной информации определяются с
помощью специально разработанных и научно обоснованных перечней
документов. Типовые перечни устанавливают, как правило, сроки хранения,
характерные для большинства организаций и отражают организационно-
функциональные вопросы их практической деятельности (руководство,
планирование, учет, контроль, отчетность, финансирование, организация
трудового, материально-технического обеспечения и т. п.)
Разумеется, типовые перечни не способны полностью охватить все
многообразие документной информации. По этой причине на базе типовых,
ведомственными органами разрабатываются перечни отраслевого и
межотраслевого характера. В зависимости от значимости (важности,
актуальности)
документов
устанавливаются
дифференцированные
(постоянные или временные) сроки хранения: год, три года, пять, десять лет
и т. д. Срок хранения исчисляется по состоянию на 1 января года,
следующего за годом окончания дела.
Экспертизу ценности документов немыслимо проводить только по
заголовкам дел (что, к сожалению, не редкость на практике), так как в
течение года при формировании дел могут быть допущены ошибки
различного характера. В связи с этим необходим тщательный анализ
фактического содержания дела путем фронтального, полистного просмотра,
который может привести к переоформлению всего массива документов с
выделением единиц постоянного и временного хранения.
Отечественная практика архивоведения выделяет (с позиций хранения)
четыре группы дел:
- постоянного хранения, подлежащие передаче Госархиву Российской
Федерации;
- длительного хранения (свыше 10 лет) в архиве организации;
- временного хранения (до 10 лет);
- подлежащие уничтожению (по истечении сроков хранения).
Оформление самих дел не может состояться без уточнения сроков
хранения документов. Дела с постоянным и долговременным сроками
хранения готовят к сдаче в архив организации-создателя и получателя
документной информации.
На дела с истекшими сроками хранения, отобранными к уничтожению,
составляют акт, форма которого типизирована «Основными правилами
работы государственных архивов»... Акт рассматривается и рекомендуется к
утверждению на заседании экспертной комиссии организации и затем
утверждается экспертной комиссией соответствующего формирования
архивной службы и руководителем организации, после чего дела,
включенные в акт, подлежат уничтожению.
Существенным обстоятельством является то, что рассмотрение и
утверждение актов о выделении документов к уничтожению приходится
проводить одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел
постоянного хранения за этот же период.