Упрощенная HTML-версия
3 этап — уточнение ценности документов при передаче их на постоянное
хранение из архива организации в государственный архив.
Экспертиза ценности документов в организации проводится под
руководством постоянно действующей экспертной комиссии. В крупных
организациях со сложной организационно-функциональной структурой
действуют центральные экспертные комиссии, объединяющие и
координирующие работу экспертных комиссий подразделений. Комиссия
создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных
специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и
главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются:
- рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства
(централизованного и децентрализованного);
- рассмотрение документов, выделяемых к уничтожению, и актов
уничтожения документов и дел, срок хранения которых завершился;
- подготовка и вынесение на рассмотрение экспертных комиссий Госархива
предложений о сроках хранения документной информации;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативно-методической
документации по делопроизводству и архивированию: номенклатур,
классификаторов,
перечней
документов
и
инструкций
по
документационному обеспечению различных уровней управления;
- проведение консультационно-методической и организационной работы с
подведомственными структурами.
Экспертная комиссия — коллегиальный орган, заседания которого
протоколируются и утверждаются руководителем организации.
Экспертиза научной и практической ценности документов проводится
систематически, наряду с оценкой правильности и оперативности ведения
дел и их соответствия утвержденной номенклатуре.
Процедура подготовки и оформления документов является
традиционной для отечественной практики: в начале каждого календарного
года сотрудники структурных подразделений, ответственные за работу с
документной информацией, просматривают и отбирают документы для
дальнейшего хранения или уничтожения. Члены экспертных комиссий
обязаны просматривать не только описи и акты о выделении дел к
уничтожению, но и полностью проверять наиболее важные дела и
документы, срок хранения и физическое состояние которых вызывает
сомнения.
Определение ценности документов требует компетентности и
профессионализма: знания истории и перспектив организации, ее функций,
задач, организационной структуры, информационных связей с другими
организациями, сложившейся практики документационного обеспечения.
При проведении документной экспертизы следует помнить о
принципах объективности, историзма, комплексности и универсальности
документов, о критериях отбора по происхождению, содержанию и внешним
особенностям документов.