Упрощенная HTML-версия
12.8. Экспертиза ценности, хранение, уничтожение документов в
аптечных организациях.
Дела хранятся в месте их формирования до передачи в архив
организации. Подготовка дел к сдаче в архив — завершающий этап работы с
документами в технологии документационного обеспечения.
Дела для сдачи в архив готовятся в соответствии с
общегосударственными требованиями, изложенными в документах
Госархива. В архив организации передаются дела постоянного и временного
хранения через год после завершения их делопроизводством структурных
подразделений.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в
архив по усмотрению руководства организации.
Сдача дел в архив осуществляется по заранее утвержденному
руководством графику. Дела принимаются по описям и номенклатурам с
приложением регистрационных карточек на документы (для пополнения ими
справочного аппарата архива).
Если отдельные дела по практической необходимости целесообразно
оставить в подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу этих
дел во временное пользование.
Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах
годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел.
Один экземпляр годовых разделов описей возвращается подразделению-
сдатчику, остальные остаются в архиве организации.
Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя: проведение
экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел,
составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками
хранения. Эти работы проводятся под контролем и методическим
руководством сотрудников архива организации.
Экспертиза ценности документов. Большая часть документов несет
информацию, имеющую разовое значение, после использования которой
документы теряют свою актуальность.
Другие документы содержат информацию, которая может
потребоваться в обозримом будущем. Определенная группа документов
содержит информацию, ценную и в научном, и в практическом отношениях.
Такие документы, естественно, должны храниться постоянно.
Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза
с позиций определения государственного, социально-культурного и иного
значения документов с целью отбора их на государственное хранение или
установления сроков их хранения (ГОСТ 16. 487—83).
Экспертиза ценности документов проводится поэтапно, начиная с
текущего делопроизводства и завершая государственным архивом.
1 этап — составление номенклатуры, предопределяющей сроки хранения
создаваемых документов.
2 этап — подготовка документов к сдаче в архив организации.