Упрощенная HTML-версия
Как правило, номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего
календарного года. При неизменности функций и целей организации
номенклатура остается постоянной, но подлежит редактированию,
пересоставлению и согласованию не реже одного раза в пятилетие. Ежегодно
в номенклатуре делается итоговая запись о категориях и количестве
заведенных дел.
Формирование дел
Под формированием дел понимается отнесение дел к определенному
комплексу и их систематизация внутри дела, посвященного конкретному
виду и классу документной информации.
Дела формируются и хранятся, как правило, в структурных
подразделениях, являющихся местом создания и обработки документов. При
этом
следует
руководствоваться
правилом:
организационно-
распорядительные и важнейшие внутренние документы, переписка
руководства формируются в централизованной службе ДОУ. В небольших
организациях — у секретаря, помощника, референта руководителя.
На каждое поименованное в номенклатуре дело к концу года заводится
папка (досье), на которую переносится заголовок, указывается название
организации (предприятия), структурного подразделения, индекс по
номенклатуре и срок хранения (для постоянного хранения — «Хранить
постоянно»).
По мере исполнения документы размещаются в соответствующие
папки, подшивка документов в дело осуществляется, как правило, к концу
рабочего дня. Исполненные документы (задания, поручения) должны иметь
отметку об исполнении. Если документы не вписываются в утвержденную
номенклатуру, то они оформляются под резервным номером.
Документы формируются в дело в одном экземпляре, за исключением
черновых и дуплетных экземпляров особо важных из них. Копии
подшиваются в том случае, если они содержат пометы (визы, резолюции,
дополнения), дополняющие данные первого экземпляра.
Толщина каждого дела не должна превышать 250 листов (30—40 мм).
С появлением дополнительных документов формируются новые тома.
Документы формируются в объеме одного календарного года. Исключение
составляют переходящие (судебные, арбитражные, личные) дела,
формируемые в течение всего периода, в том числе и работы конкретного
должностного лица. Документы выборных органов и постоянных комиссий
формируются за период их созыва, в учебных заведениях — по учебным
годам, в театрах — по театральным сезонам и т. д.
Достаточно специфичны по формированию документы органов
здравоохранения (истории болезни), издательств (дела на рукописи),
телевизионных и кинокомпаний (фильмы и копии) и т. д.
Планово-отчетная документация независимо от времени ее создания
помещается в дело того года, к которому она относится.
Внутри дела документы размещаются в хронологическом порядке,
сочетаясь с вопросно-логическим, т. е. документы подшиваются по мере