Упрощенная HTML-версия
конкретный вид документов (приказы, протоколы, планово-отчетная
документация);
автор, тема, корреспондент;
календарный период селекции (отбора) документов.
Нормативно-методическая
и
инструктивная
документация
по
оформлению номенклатуры рекомендует вначале размещать дела с
организационно-распорядительной
документацией
директивных
и
вышестоящих органов, затем — дела с организационной документацией
(уставы, положения, инструкции), далее — дела с организационно-
распорядительной документацией самой организации (приказы, указания,
распоряжения, решения коллегиальных органов — правления совета
директоров и т. д.) и, наконец, дела, содержащие планово-отчетную
документацию и переписку.
Номенклатура дел структурного подразделения после редактирования
и согласования с архивом предприятия, организации апробируется
экспертной комиссией и визируется руководителем подразделения —
хранителя документации.
На
основе
специализированных
номенклатур
структурных
подразделений служба ДОУ организации составляет единую (сводную)
номенклатуру дел, разделами (рубриками) которой могут быть названия
(условные обозначения) структурных подразделений, расположенные в
соответствии с организационно-функциональной структурой и штатным
расписанием организации субъекта управления. При этом первым разделом
помещается служба ДОУ, а последними — общественные организации.
Индексация дел представляет собой условное обозначение каждого
сформированного дела. Однородным делам присваиваются одинаковые
индексы.
Под одним и тем же индексом из года в год в номенклатуру вносятся
переходящие дела. Индекс обозначается комбинацией арабских цифр.
К примеру, индекс «03—09» обозначает, что дело принадлежит
структурному подразделению «03» и занимает девятый раздел в
номенклатуре.
В соответствии с «Основными правилами работы государственных
архивов...», номенклатура дел унифицируется по следующим графам:
графа 1 — индекс дела,
графа 2 — название заголовков дел,
графа 3 — количество томов,
графа 4 — срок хранения документов,
графа 5 — примечание (об уничтожении дел, передаче в архив).
В случаях, когда организация в силу своего статуса и подчиненности не
сдает документы на государственное хранение, ее номенклатура должна
согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации
(ведомственной, региональной).