Упрощенная HTML-версия
При классификации документов, однако, используют несколько
признаков в различных сочетаниях (с обязательным учетом экспертного).
Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-
распорядительная документация предприятия за 1999 год», сочетающий в
себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.
В
практике
информационно-документационного
обеспечения
специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки
дел и определяющим порядок формирования документов в дела, является
номенклатура дел, определяемая как «систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их
хранения, оформленный в установленном порядке» (ГОСТ 16487-83).
Основное требование к номенклатуре — максимальный охват
документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности
организации. Номенклатура создает реальную возможность размещения
любого документа и комфортного пользования им.
Теория делопроизводства насчитывает три вида номенклатур:
конкретная, примерная и типовая. Крупные организации дополняют их
номенклатурами структурных подразделений и номенклатурой всего
предприятия как объекта информационно-документационного обеспечения.
Широкое практическое распространение типовых и примерных
номенклатур связано со стремлением к унификации самих способов
комплектования различных баз данных (БД). При этом существенно то, что
типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в
делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию
этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.
Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить
единую схему формирования, унификации заголовков однородных
документов, установления единых сроков хранения источников документной
информации.
Подобные номенклатуры разрабатываются специализированными
подразделениями (службами) и архивами общероссийских ведомств с
утверждением руководством архивных органов. Каждая организация в
соответствии с практической целесообразностью должна иметь свою
конкретную номенклатуру дел, составляемую на основе типовой или
примерной.
Заголовки дел, естественно, должны отвечать специфике самой
организации. Сроки же хранения дел переносятся в конкретную
номенклатуру из типовой
без изменений. Заголовок дела должен адекватно отражать его содержание и
отвечать традиционным требованиям, предъявляемым к документной
информации: краткости, точности, адресности, т. к. именно по заголовку в
большинстве случаев ведется справочно-информационный поиск. Структура
заголовка, как правило, отражает следующие аспекты:
род оформляемого дела (переписка, досье, подборка документов);