Упрощенная HTML-версия
12.7. Систематизация документов в аптеке.
Систематизация и хранение документов являются важными
организационно-технологическими
процедурами
документационного
обеспечения, т. к. тесно связаны с вопросами создания архивов и баз данных
самого различного назначения и рационального использования документной
информации в процессах управления различными звеньями народного
хозяйства России. Проблема систематизации рассматривается в
предлагаемом курсе как комплекс вопросов, связанных с упорядоченностью,
классификацией и эшелонированием документной информации для
практического применения на предприятиях и в организациях различного
статуса.
В рассматриваемой теме предлагается подойти к проблеме
систематизации и хранения документов как к самостоятельной совокупности
документирования.
Систематизировать
— значит распределить элементы объекта
(документной информации) по признакам родства, сходства, т. е.
классифицировать и типизировать их. На практике простейшей
классификацией документов является группировка их в определенные
предметные комплексы, так называемые «дела».
В специальной литературе в качестве терминологических приняты
следующие признаки группировок документной информации: номинальный,
предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический,
хронологический и экспертный.
Номинальный признак
— это группировка в одно дело документов
одного вида. Примером такого рода может служить организационно-
распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).
Предметно-вопросный признак
— это совокупность документной
информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки,
файлы с документами о строительстве промышленного объекта.
Авторский признак является приоритетным при подборе документов
одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации,
патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).
Корреспондентский признак превалирует при формировании
переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с
областным комитетом по управлению имуществом).
Географический признак целесообразен при группировке документов
нескольких корреспондентов на территории данного региона (например,
переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской
области).
Хронологический признак уместен при формировании документов по
конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты
предприятия за 2000—2005 годы).
Экспертный признак учитывает сроки хранения документов
(постоянного хранения — свыше 10 лет и временного хранения — до 10 лет).