Упрощенная HTML-версия
решения вопроса, причем при формировании переписки документ-ответ
подшивается за документом-запросом.
Хронологическое расположение характерно для инициативных
документов. Приказы, распоряжения, постановления формируются строго по
хронологии. Алфавитная систематизация однородных документов
осуществляется внутри дел при использовании таких групповых признаков,
как
фамилии
авторов,
названия
организаций, корреспондентов,
наименования административно-территориальных единиц и т. д. Документы
с порядковой нумерацией (билеты, квитанции, накладные и т. п.)
группируются в нумерационном порядке.
Дела по письменным обращениям граждан (заявления, просьбы,
жалобы) формируются отдельно от общей переписки организации.
Хранение дел
Дела считаются заведенными (открытыми для формирования) с
момента включения в них первого исполненного документа.
Хранение документов обеспечивается различными способами, но чаще
всего традиционно: в запирающихся шкафах и сейфах, в вертикальном
положении. На корешке дела проставляется индекс по номенклатуре, а на
внутренней дверце шкафа — номенклатура дел.
Последовательность расположения дел на полках (стеллажах) должна
точно соответствовать номенклатуре дел. Поиск необходимого документа
осуществляется вначале по номеру нужного дела (по номенклатуре), а затем
по номеру соответствующей папки с документами.
Для дел с особо ценными и важными документами (протоколами,
приказами, личными делами, трудовыми книжками и т. д.) составляется и
систематически ведется внутренняя опись, помещаемая, как правило, в
начале дела. Опись содержит индекс документа, его датировку, краткое
содержание и номер листа.
Дела постоянного срока хранения группируются отдельно от
документов временных сроков хранения. Подлинники отделяются от копий,
годовые планы и отчеты — от месячных и квартальных, утвержденные
документы — от проектов, приказы, распоряжения, указания вышестоящих
органов, связанные с прямой деятельностью организации, — от такого же
типа организационно-распорядительных документов, присланных для
сведения.
Приложения группируются вместе с документами, к которым они
относятся. Приказы по основной деятельности формируются в дела и
хранятся отдельно от приказов по личному составу.
Если в начале календарного года потребовался конкретный документ
(уже включенный в дело), он может быть извлечен только лицом,
ответственным за формирование и хранение дел, а на его место помещается
лист с указанием адресата, даты и срока выдачи документа. При выдаче же
целого дела составляется карта-заменитель, содержащая реквизиты индекса,
даты и срока выдачи с распиской получателя комплекта дела.