Упрощенная HTML-версия
трудоемкие операции по обработке документов, контролировать весь
делопроизводственный процесс и создавать единую справочно-
информапионную систему по документам.
Децентрализованная форма делопроизводства применяется в
организациях, имеющих территориально разобщенные структурные
подразделения, с большим документооборотом. Эта форма предполагает, что
в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ или один
работник, который самостоятельно исполняет все виды работ с документами.
В крупных организациях с большим объемом документооборота чаще
всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой одна
часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно
(например, прием и первоначальная обработка документов, их регистрация),
а другая (например, текущее хранение и подготовка к сдаче дел в архив)
проводится в структурных подразделениях.
Основные этапы документооборота
В технологической цепочке обработки документов можно выделить
следующие этапы:
прием и первичная обработка поступающих документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов;
информационно-справочная работа;
направление на исполнение;
контроль исполнения;
исполнение документов;
отправка документов адресатам;
формирование дел в соответствии с номенклатурой;
хранение и использование документов в текущей деятельности;
подготовка и передача дел в архив.
Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет
документопоток.
Принято выделять три основных документопотока организации:
•
поступающие (входящие) документы;
•
отправляемые (исходящие) документы;
•
внутренние документы.
В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго
уровня.
Например, документы, поступающие в организацию, могут включать
документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций,
обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из
документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним