Упрощенная HTML-версия
12.6. Организация документооборота.
Рациональный документооборот должен отвечать следующим
требованиям:
•
прохождение документов в организации должно быть оперативным;
•
движение документов в организации должно быть прямоточным, то есть
желательно, чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию
дважды;
•
движение документов должно быть целесообразным, документ должен
проходить только через те пункты, которые необходимы;
•
процесс обработки основных видов документов должен быть
максимально единообразным.
Движение документов в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или отправления называется
документооборотом.
Документооборот является частью организации работы с документами.
Единые требования к организации работы со всеми документами
установлены и закреплены основными
положениями Государственной
системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Общее количество документов за год составляет объем
документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно.
Объем документооборота выражается дробью, где в числителе
отражено количество основных документов, а в знаменателе — число
экземпляров их копий.
Документооборот каждой организации анализируется службой
документационного обеспечения управления. Результаты такого анализа
необходимы для расчета:
необходимой численности делопроизводственного персонала;
загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с
документами;
эффективности применения средств механизации и автоматизации
делопроизводства.
Форма делопроизводства в организации может быть централизованной,
децентрализованной и смешанной.
Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все виды
работ с документами проводятся в одном месте (в канцелярии, в службе
документационного обеспечения управления, у секретаря), то есть
централизованно.
Эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим
документооборотом, так как она позволяет максимально автоматизировать и
механизировать