Упрощенная HTML-версия
организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные
документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы,
информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и
др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения
документов.
Движение поступающих документов
. При организации документооборота
в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма
организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная,
смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем
сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер
распределения обязанностей между руководителями организации.
Централизованная
форма
делопроизводства
предполагает
максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе
ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от
выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета
документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает,
что в структурных подразделениях организации ведется отдельное
делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма
делопроизводства
оправдана
только
в
случае
территориальной
разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса
подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных
функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения.
Характер распределения функций между службой ДОУ и
подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме
делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется,
формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы,
поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов
регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных
подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых
находится в компетенции подразделений).
В целом
движение исходящих документов включает следующие этапы
:
Подготовка исполнителем проекта документа.
Согласование (визирование) проекта документа.
Доработка проекта документа по замечаниям.
Повторное визирование документа.
Подписание документа руководителем.
Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении,
если документ подписан руководителем подразделения).
Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан
руководителем подразделения).
Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.