Упрощенная HTML-версия
9.2.2. Деловое совещание
Деловое совещание
— это форма организованного целенаправленного
взаимодействия (общения) руководителя с коллективом посредством обмена
мнениями.
В отличие от беседы деловое совещание является способом
коллективного обмена информацией. Оно, как правило, созывается при
необходимости сделать важное сообщение, порождающее вопросы,
требующие разъяснений; добиться согласованного решения принципиальной
проблемы; проинструктировать группу людей по вопросам методики
предстоящей работы; публично опровергнуть ложную информацию и др.
Помимо совещания, при коллективном обмене информацией может
использоваться и такой прием коммуникации, как собрание.
В зависимости от целевой направленности делового совещания
различают несколько его видов:
•
проблемное
(выбор на основе коллективного обсуждения оптимального
решения по анализируемой проблемной ситуации);
•
инструктивное
(доведение до сотрудников организации важной
информации и необходимых сведений, распоряжений или общих заданий);
•
оперативное
(информирование сотрудников о текущем положении
дел).
Процедура проведения совещания включает ряд последовательных
этапов:
I — подготовка к совещанию (составление повестки дня, определение
круга участников и их оповещение, подготовка технической базы, сбор
необходимой информации по обсуждаемым вопросам);
II — управление обсуждением проблемы (обеспечение порядка и
регламента, принятие решения);
III — оформление результатов (протокол по соответствующей форме). В
протоколе следует четко указать ход обсуждения вопросов и пути решения
проблем, конкретных исполнителей и сроки исполнения каждого принятого
коллективного решения.
При подготовке любого совещания необходимо четко и однозначно
определить тему совещания и цель, тщательно разработать повестку дня,
определить наиболее целесообразную последовательность вопросов, заранее
познакомить участников с необходимой для дискуссии информацией,
своевременно их оповестить о совещании, выбрать и подготовить
соответствующее помещение.
Совещания играют важную роль, так как являются напоминанием
отдельным сотрудникам, что их труд является частью общего дела,
направленного на достижение главной цели; они влияют на создание рабочих
групп с коллективными целями, предоставляют возможности для обмена
мнениями, способствуют принятию обоснованных коллективных решений.