Стр. 401 - 2

1. «жесткие» встречи — привязанные к конкретному моменту времени
(например, «презентация в 12.00»);
2. «гибкие» задачи — не привязанные к жесткому времени (например,
«узнать время презентации»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не
означает «не имеющие срока исполнения» — у этой задачи может быть срок,
но нет конкретного момента времени, в который вы должны ее решать;
3. «бюджетируемые» задачи — крупные приоритетные задачи, у которых нет
жесткого срока исполнения, но которые требуют достаточно большого
ресурса времени (например, «подготовиться к презентации — 2 часа»).
Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое
планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи — более
мягко.
Алгоритм планирования дня.
1. Составить полный список «гибких» задач.
2. Выделить 2—3 приоритетные задачи.
3. На сетке времени запланировать «жесткие» встречи.
4. «Забюджетировать» время для приоритетных задач, требующих
достаточно большого ресурса времени.
5. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполнить, начиная с
приоритетных задач.
Приоритезированный список задач фактически является гибким планом,
т.к. хотя он и не привязывает задачи к жесткому времени исполнения, но
диктует последовательность выполнения задач. Сначала — уточняющие,
затем — жизненно важные, и напоследок, если останется время, — все
остальные.
Наиболее «времяемкие» из приоритетных задач стоит оценить на предмет
необходимого для их выполнения времени. Иными словами, не
запланировать жесткий срок их исполнения, а забюджетировать некоторый
ресурс времени на них — час, полтора часа и т.п. Бюджетировать имеет
смысл задачи продолжительностью от 45—60 минут.
Естественно, при бюджетировании вы не всегда сможете точно
предсказать длительность выполнения работы. Ничего страшного, точность
ваших прогнозов со временем будет повышаться. Лучше неточная оценка
длительности работы, чем никакой оценки. Как только вы начнете
бюджетировать время, вам придется гораздо более жестко и реалистично
смотреть на свой список задач — но зато и процент его фактического
исполнения будет расти.
Последний элемент плана дня: график «жестких» встреч, привязанных к
конкретному времени. Как бы ни была хаотична и непредсказуема жизнь
вокруг нас, по тому, насколько вы пунктуальны, люди будут судить о том,
насколько организованно и ответственно вы будете выполнять в дальнейшем
свои деловые обязательства. Чтобы никуда не опаздывать, при планировании
встреч обязательно закладывайте резервы времени на: